Ladrones del tiempo
Seguro que lo que voy a contar os suena a muchos. Especialmente a los emprendedores, pero seguro que también a muchos otros. Si te paras un poco a pensar te das cuenta de que nuestro bien más valioso es nuestro tiempo. Tiempo para hacer cosas, para hacer crecer la empresa, para vender, para pensar y lanzar nuevos productos, para montar y reforzar el equipo, para controlar como van las cosas, para planificar, para…
Y sin embargo, nos encontramos constantemente (al menos yo) dedicándole tiempo a cosas que, en el mejor de los casos, son secundarias. Con más frecuencia de la que debiera acabo el día sin tener una idea muy clara de qué cosas productivas he hecho hoy. Así que, últimamente, estoy haciendo un esfuerzo bastante constante por reducir al mínimo dichas pérdidas de tiempo útil.
1. Correo:
Es un sumidero de tiempo impresionante. Aunque tenga la pestaña del correo (gmail for domains) siempre abierta, suelo mirarla al principio del día y luego algunas veces más durante el día cuando he terminado una tarea y antes de empezar con la siguiente. Desde luego muy a evitar los notificadores que te avisan cada vez que tienes un correo recibido. Si la gente tiene que localizarte urgentemente, que te llame al móvil o que te contacte vía messenger, pero no les dejes pensar que estás siempre delante del correo (mucho más a evitar aún con las blackberries).
Además, intento gestionar el correo para dejar siempre el inbox a 0. La verdad es que no lo consigo, pero tenerlo en 20 correos (todos leídos) ya me parece un triunfo comparado con la situación anterior. Sigo unos cuantos trucos. En primer lugar intento automatizar todo lo automatizable con los filtros de Gmail. Por una parte para mandar a la papelera todo lo que huele a spam o a publicidad no deseada. Tengo en ese filtro los dominios de unas cuantas agencias de comunicación, por ejemplo. Por otra parte mando a carpetas lo que no necesita mi atención pero quiero guardar. Por ejemplo algunas newsletters (creo que quedan dos o tres nada más). También mando a una carpeta específica todas las notificaciones de redes sociales y similares. Las miro una vez a la semana, todo lo más. En tercer lugar, intento aplicar etiquetas automáticamente a mails de los cuales sé su temática por la persona que los envía o alguna otra palabra clave. Esto me permite archivarlos rápidamente después de leerlos pero aún así tenerlos siempre a mano. Por último, tengo unas cuantas etiquetas para mails sobre los que tengo que hacer algo antes de archivarlos (prioridad, revisar, hacer, responder, peticiones).