Ladrones del tiempo

Reloj

Seguro que lo que voy a contar os suena a muchos. Especialmente a los emprendedores, pero seguro que también a muchos otros. Si te paras un poco a pensar te das cuenta de que nuestro bien más valioso es nuestro tiempo. Tiempo para hacer cosas, para hacer crecer la empresa, para vender, para pensar y lanzar nuevos productos, para montar y reforzar el equipo, para controlar como van las cosas, para planificar, para…

Y sin embargo, nos encontramos constantemente (al menos yo) dedicándole tiempo a cosas que, en el mejor de los casos, son secundarias. Con más frecuencia de la que debiera acabo el día sin tener una idea muy clara de qué cosas productivas he hecho hoy. Así que, últimamente, estoy haciendo un esfuerzo bastante constante por reducir al mínimo dichas pérdidas de tiempo útil.

1. Correo:
Es un sumidero de tiempo impresionante. Aunque tenga la pestaña del correo (gmail for domains) siempre abierta, suelo mirarla al principio del día y luego algunas veces más durante el día cuando he terminado una tarea y antes de empezar con la siguiente. Desde luego muy a evitar los notificadores que te avisan cada vez que tienes un correo recibido. Si la gente tiene que localizarte urgentemente, que te llame al móvil o que te contacte vía messenger, pero no les dejes pensar que estás siempre delante del correo (mucho más a evitar aún con las blackberries).

Además, intento gestionar el correo para dejar siempre el inbox a 0. La verdad es que no lo consigo, pero tenerlo en 20 correos (todos leídos) ya me parece un triunfo comparado con la situación anterior. Sigo unos cuantos trucos. En primer lugar intento automatizar todo lo automatizable con los filtros de Gmail. Por una parte para mandar a la papelera todo lo que huele a spam o a publicidad no deseada. Tengo en ese filtro los dominios de unas cuantas agencias de comunicación, por ejemplo. Por otra parte mando a carpetas lo que no necesita mi atención pero quiero guardar. Por ejemplo algunas newsletters (creo que quedan dos o tres nada más). También mando a una carpeta específica todas las notificaciones de redes sociales y similares. Las miro una vez a la semana, todo lo más. En tercer lugar, intento aplicar etiquetas automáticamente a mails de los cuales sé su temática por la persona que los envía o alguna otra palabra clave. Esto me permite archivarlos rápidamente después de leerlos pero aún así tenerlos siempre a mano. Por último, tengo unas cuantas etiquetas para mails sobre los que tengo que hacer algo antes de archivarlos (prioridad, revisar, hacer, responder, peticiones).


2. Mensajería instantánea, Twitter…
Intento usar el messenger como herramienta para contactar y que me contacten para cosas urgentes, que necesitan atención en ese momento. Como sustituto del teléfono, pero no como sustituto del email. Es un medio síncrono, y por lo tanto caro en tiempo. Si tienes que contarme algo largo o no urgente, al mail, por favor. Si tienes una crisis, al IM o al móvil.

En cuanto a twitter, lo suelo tener abierto (en twiterrific) y lo miro de reojo. Cuando estoy concentrado en algo lo apago. Y a menudo me olvido de volver a encenderlo en todo el día.

3. Peticiones de terceros
Con cierta frecuencia me llegan peticiones de terceros, ya sea por correo o por teléfono, que simplemente no me aportan ningún valor, ni a mi ni a mi empresa. Lo normal es que cuando alguien contacte con nosotros, especialmente si es alguien que no conocemos, lo haga con alguna propuesta que pueda ser beneficiosa para ambas partes. Sin embargo, me encuentro con mucha frecuencia que no es así. Algunos intentan hacernos ver que lo que proponen es muy relevante para nosotros (aunque en muchos casos no lo sea o no hayan entendido bien lo que hacemos). En otros casos ni siquiera lo pretenden, es importante para ellos, podemos ayudarles y eso basta. Pero es que no es gratis. Es que el tiempo que dedico a ayudarte, no lo puedo dedicar a otra cosa.

Obviamente si son cosas simples y rápidas, y/o si se trata de una persona conocida, las suelo hacer. Pero hay algunos casos que son sangrantes. Ahora mismo hay diez de esos mails en mi inbox. Y siguen ahí porque no me decido a borrarlos, pero tampoco a contestarlos y a asignarles el tiempo que me están pidiendo.

Un ejemplo de eso son peticiones para “tomar un café y charlar de tal o de cual”. Me temo que no tengo tiempo para tomar cafés a hablar de cosas con interés muy remoto. O eres alguien a quién conozco (y por lo tanto ya te has ganado el derecho a perder parte de mi tiempo) o si no, más vale que tengas algo muy concreto que contarme y que me interese. Loic Le Meur comentaba en Menorca que cuando llegó a San Francisco, llamó a John Battelle porque quería invitarle a comer para conocerle. Le respondió su secretaria ofreciendo un conference call para discutir de qué hablarían en la comida. Un poco extremo, demasiado americano, pero creo que ilustra lo que pretendía explicar.

4. Delegar
Cuando empezamos con Weblogs SL, yo hacía de todo. Todo menos escribir. Si también hubiera escrito en nuestros blogs todavía estaría haciéndolo y tendríamos cuatro en total. Según ha ido creciendo la organización durante los últimos tres años, hemos ido incorporando más y más gente y he ido delegando en ellos funciones. Y a su vez muchos de ellos en sus respectivos equipos. Esto, sin embargo, no siempre lo comunicamos bien dentro de la empresa (que está muy dispersa geográficamente) y especialmente hacia afuera. Eso hace que mucha gente venga a mí a pedirme cosas que no soy capaz de hacer y para las cuales tengo que redirigirle a otras personas.

Todos los temas editoriales (notas de prensa, eventos, presentaciones) los coordina desde hace un montón de tiempo Antonio Ortiz. Las campañas publicitarias Olga Palombi y su equipo de Social Media. Traficking de las campañas lo lleva Concha, participación en eventos y conferencias lo coordina Lola Baños. Todos los temas de tecnología los lleva Klaas Naaijkens y su equipo. Desarrollo de negocio sí lo sigo llevando yo. De momento.

5. Lecturas
Intento agrupar las lecturas del día en grupos de actividad de máximo media hora. Hago uno nada más levantarme, antes de desayunar, habitualmente en el iphone, en el que repaso la prensa del día y Techmeme. Una segunda parte de dicho repaso desayunando que suele acabar con el primer filtrado de email del día. Luego hago algunas pasadas por Friendfeed y por Google Reader, empezando por la carpeta de alertas y siguiendo con los feeds más importantes. Todo esto en función de la carga de trabajo que tenga el día, de las reuniones que tenga fuera, de lo que haya que lanzar, que controlar o de los fuegos de turno.

Estas son algunas de las cosas que yo hago para ser más eficiente, ¿qué hacéis vosotros para gestionar este problema? ¿Qué os ha funcionado y qué no?

Etiquetas:



  • http://www.hipersonica.com/autor/andres-milleiro Andrés Milleiro

    Para tener un inbox a cero, yo uso el “truco” de tener una etiqueta en gmail llamada “pendiente”, a donde archivo los correos de inbox que no requieren de respuesta inmediata…y claro, una vez a la mañana y otra antes de irme a cama, sin nada por delante, entro al trapo a esa etiqueta…

  • http://michokest.myopenid.com/ michokest

    Creo que te gustará este artículo de Kathy Sierra, the Asymptotic Twitter Curve.

    Me sumo a los que vemos como el tiempo se nos va en las pequeñas interrupciones: RSS, mail, móvil..

  • http://openid.blogs.es/jaiak JAiAk

    Me reconozco en la mayoría de las cosas que dices solo que yo en vez de gestionarlo vía web lo gestiono con Thunderbird que me parece más potente.

    Saludos

  • http://www.vidadeunconsultor.com/ Consultor Anónimo

    Creo que al final, detrás de todo, subyace la frontera de “ser un borde” que muchas veces nos da miedo cruzar. No nos gusta que, desde fuera, nos consideren “bordes”. Y eso nos lleva a contestar a todos los correos, atender todas las llamadas, ir a todos los sitios a los que nos reclaman, tomar todos los cafés que nos solicitan… hasta que llega el momento que tan bien describes en el que, simplemente, no puedes hacerlo.

    Y entonces tienes que asumir que un % de la gente considerará que eres un borde, un prepotente o que “te lo tienes muy creído”… porque no tomaste el café que querían, no les atendiste el teléfono, etc.

    Por supuesto, son gente que no tiene ese día a día. Hace días decía Tim Ferrys, hablando de estos perfiles “desbordados”, que “esta gente probablemente borre más correos en un día de los que tú recibes en una semana”.

    En fin, que hay un momento en el que hay que elegir entre ser un “bienqueda” con todo el mundo o ser efectivo. No todo el mundo se atreve.

  • http://www.merodeando.com/ Julio Alonso

    Raúl, creo que con este post he hecho una declaración formal: de ahora en adelante voy a ser un borde, un prepotente y un creído :)

    Ah, estupenda la cita de Ferrys, lo describe muy bien.

  • http://ignacio.openid.es/ ignacio

    La mejor medicina es la papelera del correo :) y cuando algo requiere mucho timepo y concentración, desconectar todo lo demás, incluído msnger.

  • http://openid.blogs.es/rodrigo-fernandez Rodrigo Fernández

    Buenas, muy interensante el post. Así como los comentarios. En especial el de Raul me ha hecho reflexionar. Estoy de acuerdo en el que no se pueden atender todas las peticiones, pero en realidad tampoco tienes porque ser un borde, se pueden redireccionar correctamente las peticiones incorrectas y dejar para despues las que no se pueden atender en el momento.

    Hay un libro en la editorial Oreilly que se llama Time Management for system administrators que si bien es sobre todo para administradores de sistemas o gente técnica, creo que puede ser de utilidad para mucha gente. Echadle un ojo ;)

  • http://miid.es/luigivolatile luigivolatile

    Interesante porque le doy vueltas y vueltas a este tema y sigo sintiéndome improductivo. Voy a ver si siguiendo parte de tu técnica mejoro algo.
    Creo que hay dos problemas básicos con todo lo que es síncrono: el momento en que te “sorprende” a ti (se supone que para el que llama es buen momento para hablar) y que la gente no sepa elegir el medio. Yo he instalado skype a la gente con la que trabajo en el vino y muchas veces hacen usos extraños, por ejemplo “dejar un recado aunque sepan que no estoy” (¿email?) o hacer un sinfín de pequeñas interrupciones para comentar cualquier cosa.
    Se te echó de menos ayer, Julio.

  • http://angelmaria.com/ angel maria

    supongo que lo conocerás, pero yo procuro usar las técnicas de GTD http://es.wikipedia.org/wiki/GettingThingsDone por ejemplo uso outlook con un plugin que atuomatiza la mayoría de las tareas

  • http://seidenbaum.openid.es/ Seidenbaum

    Raúl,

    yo sigo pensando que la educación no está reñida con una agenda apretada. Una chica te puede decir que no eres su tipo o que no saldría con un tio tan feo como tú en tu vida, y sin embargo en ambas te está diciendo que no.

    Crearte un email de respuesta estandar para esas peticiones, comentarle que te encantaría pero tienes todo ocupado o simplemente como indica Julio pedir que no te llamen, que lo hagan por email que te permite organizarte.

    Creo que la educación está sobre todo, aunque puede que con el tiempo cambie de opinión. Ya veremos.

  • http://www.carrera-f1.es/ motiontt

    Sobre el tema de contestar o no a todo el mundo. Yo creo que es bueno contestar siempre que sea posible, aunque sea una respuesta breve.
    Una cosa que inento hacer desde hace un tiempo es contestar a los mensajes mal dirigidos con una respuesta que indique a quién deben dirigirse para ese asunto y, sobre todo morderme la lengua (o los dedos) para, aunque conozca perfectamente la solución o el modo de abordarla, no dar NINGÚN tipo de información útil al respecto, para evitar que pasar por mi correo suponga que te ‘masquen’ un poquito la solución. Si no haces esto corres el riesgo de convertirte en un HUB al que enviar todas las consultas.

    Sobre organización, Outlook 2007 dispone de una funcionalidad que permite convertir inmediatamente los mensajes en tareas, que quedan ordenadas por fecha de expiración en la barra lateral derecha.
    Además, puedes utilizar códigos de colores. Yo tengo Verde para cosas que tengo que hacer yo, Naranja para cosas que tiene que hacer alguien de mi equipo, rosa para alguien de la organización y rojo cuando espero una respuesta externa.
    Lo de las tareas es fantástico, ya que se pueden ordenar los correos en esa barra ad-hoc, y mezclarlos con el resto de asuntos para hacer.
    Un efecto lateral…. ¡¡¡Se puede cambiar el asunto de los mensajes (hay mensajes que después de unos cuantos ‘reply’ tratan de temas que nada tienen que ver con lo que dicen)

  • http://openid.blogs.es/juananruiz juananruiz

    En el libro “Como dominar el tiempo” de Jean Louis Servan-Schreiber el consejo definitivo que se nos da es este: “para tener más tiempo hay que invertir tiempo” y nos invita a dedicar un rato cada día a organizarnos, discernir tareas, otorgar prioridades, etc. Os dejo un enlace de mi blog por si queréis leer un poco más: http://wikijuanan.com/2008/04/como-dominar-el-tiempo-i/

  • http://openid.blogs.es/angeldelamo angeldelamo

    Siempre he tratado contestar todo y en tiempo. Pero llega un momento que es imposible, y efectivamente, te roban el tiempo.

    La solucion: el orden. Saber priorizar.

    Y si eso no funciona llamad a Momo, que sabe como acabar con los hombres grises que roban el tiempo ;)

  • Recetas Faciles

    Yo, ni de lejos, me considero tan ocupado como julio, pero sí que me identifico con muchos de los temas que comenta.

    Y quiero añadir otro, que es el que considero más irritante. Cuando estamos trabajando y suena el teléfono, es una teleoperadora que quiere vendernos algo. Uno le dice que ni de broma le va a atender, pero ella no se rinde y termina uno perdiendo el tiempo en explicarle que el hecho de que ella llame a un número de teléfono no obliga a la otra parte a atenderle, y que este será uno de esos casos en que no le atiendan.

    Es una cosa que me irrita sobremanera porque pierdes completamente la concentración y resulta violento e incómodo desacerse de una persona en el menor tiempo posible. Ignorar un mail se hace sin mucho esfuerzo, pero desacerse de un teleoperador lleva algo más de tiempo y resulta mucho más incómodo.

  • http://www.merodeando.com/ Julio Alonso

    En esto de las llamadas creo que vale lo que comentaba Consultor Anónimo, hay que perder el miedo a parecer borde.

    Es cuestión de práctica, pero queda algo de este tipo: “Hola, le llamo de Orange…”, “Gracias, no me interesa” y cuelgas. Son 10 segundos. Al principio te puede parecer violento, pero lo es mucho más el tener que explicar que no piensas cambiar tu operador de ADSL durante 10 minutos.

    Así, ni el operador ni tú perdéis tiempo. El pasa al siguiente de la lista y tu vuelves a lo que estabas haciendo. A él le pagan por conversiones (o conversiones/tiempo), no por total minutos en línea.

  • Pingback: Ladrones del tiempo

  • http://openid.blogs.es/javier-costas Javier Costas

    Cuando uno se encuentra tan ocupado, me produce agobio sólo de pensarlo. Soy muy caótico en la forma de des-organizar mi tiempo, no consigo someterme a ninguna disciplina para controlarlo por que cuando lo intento un tercero o lo que sea me joden la planificación, así que voy hacíendolo “on-the-fly”. A veces funciona, a veces no.

    Al final, creo que lo de volverse un borde, prepotente y creído es un mal menor. O eso, o te conviertes en un esclavo de los demás. Llega un punto en el que o bien dejas de atender cosas o renuncias a tu propia vida.

    Huyo como del cáncer del Twitter, juegos MMORPG… por que me consumirían demasiado tiempo para ¿nada? Prefiero los sistemas “tradicionales”, MSN para amigos, Gtalk para trabajo, cuentas de correo segmentadas, el móvil se apaga cuando duermo y si hago las cosas es “por que puedo”.

  • http://www.jesusencinar.com Jesús Encinar

    Este post me ha arrancado una sonrisa. Me pasa exactamente lo mismo. Todas las semanas recibo dos o tres emails de gente que “quiere reunirse conmigo para contarme una idea”. Si atendiese todas las peticiones de tiempo que me llegan tendría que dedicar una mañana completa a los negocios de los demás.

    Al final he optado por ser muy claro en la gestión de ese tiempo: no me reuno con gente sin haber hablado antes por teléfono y no hablo por teléfono si saber antes, por email, cual es la agenda de la conversación telefónica.

    A mucha gente le sorprende que en vez de una reunión les dedique “sólo” 10 minutos al teléfono pero la experiencia me ha demostrado que muchas veces en una breve conversación telefónica queda claro si el tema me interesa o no.

    Si no interesa no hay porqué tener ningun apuro en decir: “lo siento, lo que me propones no me interesa, muchas gracias en cualquier caso”. Así evito perder tiempo de la otra persona y especialmente el mío…

  • http://www.merodeando.com/ Julio Alonso

    Me parece muy buen consejo lo de filtrar las reuniones con llamadas y las llamadas con emails. Lo voy a poner en práctica.

  • http://miid.es/luigivolatile luigivolatile

    Y los emails con twitts!! :-P
    Al final yo creo que un poco de sentido común es suficiente.

  • http://openid.blogs.es/enric2k Enric

    Tengo la duda sobre como lees la prensa del dia en el iPhone, estoy detras de algun sistema que me permita leerla de una forma mas o menos practica, sin tener que entrar en la web de cada periodico, me resultaria muy interesante si nos comentas algo mas sobre ese asunto.

    Un articulo genial, donde se muestran situaciones en las que ha quedado demostrado nos identificamos muchos lectores.

    Saludos,
    Enric

  • http://www.merodeando.com/ Julio Alonso

    Enric,

    Mi recorrido diario en el iphone antes de desayunar es: elpais.es, elpais.es/economia, cotizalia.com, techmeme.com, filmica.com/audiencias, 233grados.com, meneame.net, twitter.com.

    Con eso cubro el 80% de lo que ha pasado de interesante en el día. En algunos casos tengo que ir a la web para ver que no hay updates (por ejemplo con audiencias), pero la lista es corta y, para mí, vale la pena.

  • Thomas Miqueu

    Muy interesante el articulo y muy bien explicado.
    Aquí os dejo otro articulo interesante sobre los ladrones de tiempo: http://goo.gl/Wn172x



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